چگونه بدون آسیب‌رساندن به قابلیت‌ها، برای زندگی روزانه برنامه‌ریزی کنیم

نویسنده می‌گوید:
اولین برنامه ریزی روزانه‌ام را به خوبی در خاطر دارم؛ زمانی که تنها 10 سال داشتم؛ این برنامه ساعت به ساعت، به من کمک کرد تمامی کارهایم را سر وقت به انجام برسانم. مدت‌هاست که این نوع برنامه را کنار گذاشتم؛ اما هنوز هم به برنامه‌ریزی روزانه اعتمادی کامل دارم. زمانی که شب فرا می‌رسد، من هم به کار همیشگی‌ام مشغول می‌شوم؛ یعنی برنامه ریزی برای روز بعد. برای آنکه تقدم کارها را مشخص کرده و به آنها نظم دهم، در کنار هر وظیفه معین شده، زمانی که برای به انجام رساندن آن مورد نیاز است را نیز مشخص می‌کنم.
تا آنجا که به خاطر دارم، این روش زندگی من بوده و هست. عادتی برای بهتر از سر گذراندن کشمکش‌های زندگی روزمره. به شخصه روش‌های متعددی را مورد آزمایش قرار دادم؛ تعدادی کتاب در این مورد تهیه کرده و روش‌های پیشنهادی هر کدام را مورد بررسی قرار دادم؛ روش‌هایی همچون قرار دادن یاددشت‌های یادآور در حمام، اپلیکیشن‌های متعدد، نوشته‌های کددار رنگی و غیره. زمانی که به گذشته می‌نگرم، هنوز هم در مورد بهتر‌بودن روشی که هم اکنون از آن استفاده می‌کنم اطمینان کامل ندارم. هدف من برگزیدن روشی بود که به چیزی فراتر از انجام مسئولیت‌های روزانه دست پیدا کنم.

تاریخچه‌ای کوتاه در مورد فهرست انجام کارها

چارلز شواب (Charles Schwab)، یکی از سرمایه‌داران بانفوذ و ثروتمند در زمینه فولاد بود؛ در عین حال مردی بود که فرآیند عرضه و تقاضا در اقتصاد، ذهن او را به طوری جدی به خود مشغول کرده بود. شواب اولین آمریکایی به شمار می‌آید که در زمینه بهینه‌سازی اوقات کاری وارد عمل شده و برنامه‌ای تحت عنوان تیلوریسم (Taylorism)را در کارخانجات خود به مرحله اجرا در آورد. وی در اوایل 1900، توسط یادداشتی اعلام کرد که از میان کارمندان، به فردی که بتواند برنامه‌ای برای افزایش کارایی به شکلی بهینه ارائه دهد، پاداشی سخاوتمندانه اختصاص خواهد داد.
ایوی لی، سرپرست بخش ارتباطات عمومی با شواب دیدار کرده و این راه کار را پیشنهاد کرد: هر کارمند موظف است هر روز برنامه‌ای شامل 6 وظیفه خاص را مشخص کرده و آنها را بر اساس تقدم دسته‌بندی کند. کارمندان می‌بایست بلافاصله به سراغ اولین کار بروند و پس از آن انجام آن به سراغ مورد بعدی و این روند به همین شکل ادامه می‌یابد. هر کار که در همان‌روز به پایان نرسد، باید به لیست روز بعد اضافه شود. پس از 90 روز که از اجرای این طرح می‌گذشت، شواب متوجه تغییراتی شگرف در کارایی افراد شده و بهبود کارها را به وضوح مشاهده نمود. اینجا همان جایی بود که فهرست انجام کارها پا به عرصه وجود گذاشت.

چگونه لیست انجام کار به نیروی تولید شما آسیب وارد می‌کند

این روزها لیست انجام کار، به ضرورتی هر روزه تبدیل شده است؛ اما هنوز به ابزاری کامل برای پربارتر کردن اوقات شما تبدیل نشده است. گاهی اوقات تا 10 کار یا بیشتر را فهرست‌بندی کرده و آنها را در بازه زمانی کوتاه به انجام می‌رسانید. اما اگر به سرکار می‌روید، کثرت وظایف گوناگون، حس شدید التزام به انجام امور و در صورت عدم اتمام کارها در زمان مقرر، عیب‌جویی از خود که در ذهن شکل می‌گیرد، شما را دچار وقفه و سرخوردگی خواهد کرد. این احساس عیب‌جویی معمولا از نتایج برگزیدن مسئولیت‌های سنگین و متضاد با یکدیگر است.

در کتاب “نیروی اراده: کشف مجدد قدرت عظیم بشر”، روانشناسان رابرت امون(Emmon)  و لائورا کینگ، گروهی از افراد را مورد بررسی قرار دادند. این افراد فهرستی از 15 هدف که قصد دست‌یابی به آنها را داشتند، تهیه کرده بودند. این روان‌پزشکان متوجه شدند فهرستی طولانی از کارهای متضاد و متعد، باعث ایجاد افکاری تکراری و خسته‌کننده در مورد وظایف می‌شود و به دنبال آن یک نگرانی دائم در ذهن فرد به وجود می‌آید.
بشر موجودی کمال گراست. ما دوست داریم همه چیز را به طور کامل انجام دهیم و اگر نتوانیم به عیب جویی از خود می‌پردازیم. روانشناسان این حس عیب جویی از خود را اثر زیگرانیک(Zeigranik) می‌نامند؛ پدیده‌ای قدیمی در عرصه روانشناسی. ذهن ما به طور ثابت روی وظیفه و کاری ناتمام متمرکز می‌شود و در پی آن سلامت روحی و جسمی ما تحت تاثیر قرار خواهد گرفت. وقتی کار به اتمام می‌رسد، ما روحا و جسما از زیر بار آن خلاص می‌شویم. روانشناسان این روند تکمیل کارها را به عنوان بخشی از وضعیت ذهنی ما مورد بررسی قرار می‌دهند. اما در قدم اول چرا ما تمایل به ساخت این فهرست‌های غول پیکر داریم؟

یکی از بزرگ‌ترین تله‌های فهرست انجام کارها چیست؟

دکتر تیم فیچل در زمینه طفره رفتن انسان از انجام امور کارشناس است. او با این مسئله موافق است که احساس تکلیف به انجام رساندن امور، به راحتی با نوشتن همه کارهایی که قصد انجام آنها را دارید، خیلی سریع برطرف می‌شود؛ حتی بدون آنکه هیچکدام از آنها را تکمیل کرده باشید. مغز شما حس موفق بودن را در وجود شما القا کرده و این احساس را که سخت مشتاق داشتنش هستید به شما پیشکش می‌کند.

در سال 2002، تحقیقی روی 83 دانشجوی دوره لیسانس که قصد داشتند به محض فارغ‌التحصیل شدن کاری پیدا کنند، صورت گرفت و نتایج جالب توجه زیر به دست آمد:
آندسته از دانشجویان که بیش از دیگران در مورد پیدا کردن کار خیال‌پردازی می‌کردند:

• کمتر برای پیدا کردن کار تلاش می‌کردند
• درخواست نامه‌های کمتری برای کارفرمایان ارسال می‌نمودند
• پیشنهادات کمتری از کارفرمایان دریافت می‌کردند
• و پول کمتری به دست می‌آوردند

یادداشت‌برداشتن از تعداد زیادی کار یا وظیفه که فاقد ویژگی‌های خاص هستند و قرار دادن آنها در فهرست انجام کار، دقیقاٌ همانند رؤیا‌پردازی عمل می‌کند. روندی که به شما اجازه می‌دهد درباره به پایان رساندن وظایف مهم خیال‌پردازی کنید و حتی در این خیال‌پردازی‌های ذهنی، زیاده‌روی کنید. پیامد این کار لذتی لحظه‌ای است؛ اما در اصل شما هیچ کاری را به انجام نرسانده‌اید. این همان دامی است که فهرست انجام کار، سر راه شما پهن کرده است.

گلچین‌کردن تصمیمات مهم به عنوان اهداف اصلی

آغاز کردن روز با فهرستی که تقدم کارها در آن مشخص نشده، توانایی شما در  تصمیم‌گیری‌های مفید و سودمند را تحلیل برده و روزتان را تلف می‌کند. دلیل اصلی این نقصان، در این نکته نهفته است که ما تعداد زیادی از تصمیمات‌ کم اهمیت‌تر را نیز به عنوان هدفی برای دست‌یابی در نظر گرفته و آنها را جزء کارهای روزانه دسته‌بندی می‌کنیم و به محض انجام این کار، اهداف مهم و اساسی را از بین می‌بریم.
بالغ بر صد آزمون گوناگون این مطلب را مورد تأیید قرار دادند که اگر روز را با هیجانات بیش از اندازه آغاز کنید، به طوری که این هیجان توانایی کنترل شما روی رفتارهای‌تان را تحت تأثیر قرار دهد، در ادامه روز انگیزه و توجه شما به نحوی کاملاٌ مشخص کاهش می‌یابد. این همان دلیلی است که چرا افراد غالباٌ پس از پشت سر گذاشتن روزهایی پر از استرس و فرسودگی، تمایل بیشتری برای زیر پا گذاشتن رژیم غذایی‌شان دارند. بنابراین اگر شما هر روز وقت زیادی را برای صبحانه‌ای که می‌خورید یا لباسی که می‌پوشید صرف می‌کنید، در واقع کنترل خود روی امور را محدودتر می‌نمایید. شاید به همین دلیل شخصیت افسانه‌ای شرکت اپل، یعنی استیو جابز، روزهای متوالی لباس‌های شبیه به هم می‌پوشید. وقتی رئیس جمهور ایالات متحده، باراک اوباما، در مورد وظایف این دنیای مادی صحبت می‌کرد، از فلسفه‌ای کاملا مشابه استفاده کرد:

شما نیازمندید روی قدرت تصمیم‌گیری‌تان تمرکز کنید… باید خود را به حرکت درآورید.

اگر روز را با برعهده گرفتن وظایف پیش پا افتاده آغاز کنید، کاری جز هدر دادن انرژی خود انجام نمی‌دهید؛ پس به جای این کار روی برنامه‌ها و اهدافی که اثراتی ملموس‌تر در زندگی‌تان دارند، متمرکز شوید. وظایف نامشخص، انجام کارها را به تعویق می‌اندازد.قرار دادن کارهای مبهم و غیر عملی در برنامه روزانه، شما را از به انجام رسانیدن سریع امور باز می‌دارد. گروهی از روانپزشکان تاثیر اتخاذ تصمیمات غیر عملی را در تقابل با به تعویق‌انداختن برنامه‌ها، مورد بررسی قرار دادند. آنها از شرکت‌کنندگان درخواست کردند به دو نقاشی ذیل توجه کرده و شرحی کوتاه در مورد آنها ارائه دهند:

گروه اول شرکت‌کنندگان، نقاشی شماره یک را نشان داده و گفتند که هنرمند قصد داشته احساسات و هماهنگی را منتقل کند.
گروه دوم نقاشی شماره 2 را انتخاب کرده و آن را به عنوان نمونه‌ای از سبک هنری که پوینتیلیسم (Pointillism) نامیده می‌شود معرفی کردند. ( نقطه چینی: سبکی در نقاشی که هنرمند با قرار دادن نقاط رنگی، تصویر را شکل می‌دهد)

گروه دوم که در مورد تکنیک نقاشی صحبت کرده بودند، تقریبا 12.5 روز برای ارائه خلاصه خود زمان صرف کردند؛ در حالی که خلاصه ارائه شده گروه اول 20.5 روز زمان برد. روانشناسان این گونه نتیجه‌گیری کردند که فکرکردن بیش از اندازه در مورد جزئیات یک کار، انجام آن را به تعویق می‌اندازد. یادداشت‌برداری یا انجام دادن امور معمولی با توجه زیاد به جزئیات آنها، شاید در کوتاه‌مدت مفید بوده و در وقت صرفه‌جویی کند؛ ولی در دراز مدت روی عملکردتان تأثیری منفی داشته و باعث به هدر رفتن زمان می‌شود.در اصل با این کار موجبات تحلیل‌رفتن نیروی اراده خود را فراهم می‌کنید. شاید بخشی از کارها را به انجام برسانید؛ اما هنوز کارهای ناتمام زیادی دارید که موجب ایجاد حس گناه  و عیب‌جویی از خود در ذهن شما خواهد شد.

چگونه نوشتن یک فهرست انجام کار

1. برای شروعی موفق‌تر به فهرستی کوتاه‌تر نیازمندید

بهتر است در ابتدا بیش از 3 هدف در روز را انتخاب نکنید. اما می‌توانید فهرستی دیگر، با تعداد بیشتری کار برای ذخیره داشته باشید. اهداف را براساس اهمیت‌شان رتبه بندی کنید. از خود بپرسید به پایان‌رساندن کدام یک از آنها برای‌تان لذت‌بخش‌تر خواهد بود؟ پاسخ شما اولین مورد این فهرست را مشخص می‌کند. بعد از تکمیل این فهرست سه تایی، دیگر برنامه‌های‌تان را در کاغذی جداگانه یادداشت کرده تا در هنگام نیاز به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید؛ اما در حال حاضر آنها را از نظر دور نگه دارید.
2. از یادداشت‌های کوچک یا کارت‌های فهرست‌بندی شده استفاده کنید

استفاده از برگه‌های کوچک شما را از طولانی‌تر کردن فهرست کارها باز می‌دارد.
3.  کارهای عملی

دیوید آلن که در زمینه فهرست‌کردن کارها به مقام استادی رسیده، یادداشت‌برداری درست را به عنوان کاری مهم به شما پیشنهاد می‌کند. با انجام این کار از انتخاب اهداف غیر عملی و نامشخص جلوگیری می‌کنید. به عنوان مثال به جای آنکه در فهرست‌تان بنویسید «پیدا کردن شرکت حمل بار»، از این گزینه استفاده کنید «زنگ زدن به مامان و پرسیدن از او». بهترین شیوه برای یادداشت‌برداری مناسب، سئوال از خود است. قدم اول در انجام هر کدام از وظایف‌تان چیست؟ همین پرسش، اولین کار مهم روزانه شما است.
4. کارها را یک به یک انجام دهید

اگر انجام سه کار در یک بازه زمانی، کاری سخت است، برای بالا بردن کارایی و بازده خود، می‌توانید هر کدام را به تنهایی به انجام برسانید. شاید هم جزء آندسته از افراد هستید که کارها را روی اوراق جداگانه نوشته و به در و دیوار می‌چسبانند. البته اینگونه تقدم کارها مشخص نمی‌شود؛ ولی به هر حال روش بدی نیست.
نکته: توجه داشته باشید به محض آنکه به فکر نوشتن یک فهرست انجام کار می‌افتید، به طور خودکار نیروی اراده و انگیزه در وجود شما فعال شده و برای شروع کار، آماده‌تر خواهید بود. بهتر است با انجام کارهایی کوچک به خود کمک کنید؛ مثلا از شب قبل، برای خود صبحانه آماده کرده یا تایمر دستگاه قهوه‌جوش را تنظیم کنید.
در پایان باید گفت شاید آقای ایوی لی در مورد انتخاب 6 وظیفه در روز، تا حدودی اشتباه کرده باشد(این تعداد کار برای یک روز، بسیار سنگین است)، اما بی‌شک او فکرش را در مسیری درست به کار انداخته بود. چارلز شواب، با به کارگیری ایده او توانست کارخانجات خود را به دومین شرکت قدرتمند و مستقل در زمینه تولید فولاد تبدیل کند. خود آقای لی هم برای مشاوره و ارائه ایده‌هایی بکرتر، به سراغ خانواده راکفلر رفت.